Recruter son premier salarié correspond à un moment important, mais à la fois stressant pour un employeur. Symbolisant le bon développement de l’activité, cela peut pourtant entraîner quelques angoisses étant donné qu’il s’agit d’un engagement à l’égard d’une autre personne. Pour éviter toutes formes de mésaventure, il est fondamental de respecter toutes les étapes du processus allant du recrutement, à l’établissement des coûts de l’embauche en passant par les formalités administratives à entreprendre.
Définition du poste et du contrat de travail
La première étape à l’embauche va d’abord consister à définir le poste (source). Il s’agit d’un document utilisé en interne qui stipule toutes les missions et responsabilités incombant au nouveau salarié. Cette fiche de poste doit respecter un certain équilibre : il ne doit pas être trop détaillé pour offrir plus de flexibilité au poste et a contrario, il faut aussi éviter trop d’imprécisions, car il risque de se vider de son sens. La rédaction doit tout simplement être effectuée de façon concrète et objective. Cette fiche de poste pourra être utilisée dans le cadre de la diffusion de l’offre d’emploi. Une fois ce détail réglé, le dirigeant a également intérêt à bien choisir le contrat de travail. Il a deux options : le contrat à durée indéterminée et le contrat à durée déterminée. Le premier est parfait pour que l’intégration du salarié dans l’activité soit permanente. Mettre en place un CDI est gage d’une relation à long terme et du bon développement de l’entreprise. Le CDD pour sa part est utilisé uniquement pour répondre à des besoins ponctuels comme une hausse de l’activité ou un remplacement. Il est particulièrement encadré et impose certaines contraintes. Par exemple, le renouvellement du contrat ne peut pas se faire plus de deux fois pour une durée maximale de 18 mois en tout. Il est important que ce contrat de travail offre un cadre juridique sécurisant pour l’entreprise : une clause de confidentialité ou de non-concurrence, la mise en valeur des clauses obligatoires, la sécurisation de la période d’essai et de préavis, etc.
Évaluation des coûts d’embauche
Un autre point essentiel à prendre absolument en considération concerne la budgétisation du coût de l’embauche. Même si l’entreprise n’a pas de problèmes financiers, engager un employé va coûter de l’argent, d’où l’importance de bien calculer le besoin financier. Sur ce point, il existe deux types de charges à prendre en considération à savoir les coûts directs et les coûts indirects. Les coûts directs sont relatifs aux salaires, aux avantages en nature comme les tickets restaurants ou les voitures de fonction, les primes, le 13ème mois, etc. Les dépenses les plus lourdes sont représentées par le salaire et les charges sociales. Il faut également intégrer les charges patronales telles que les allocations familiales, l’assurance maladie, les cotisations de retraite, la formation professionnelle, l’accident de travail, l’assurance-chômage ou encore les diverses taxes. En tout, cela représente entre 40 et 50% du salaire brut. Concernant les coûts indirects, il s’agit des équipements et fournitures qui seront nécessaires à l’employé pour travailler.
Les formalités relatives à l’embauche
Les démarches avant d’embaucher un salarié sont particulièrement nombreuses. Avant la prise de poste, il est nécessaire de se rendre auprès de l’URSSAF pour effectuer une Déclaration Préalable à l’Embauche. Ce document comporte plusieurs éléments : demande d’immatriculation à la Sécurité sociale, déclaration de première embauche, demande d’affiliation d’assurance-chômage, adhésion au service de santé au travail, etc. L’employeur doit aussi ouvrir un Registre Unique du Personnel qui est obligatoire à chaque embauche professionnelle. Une visite médicale d’embauche doit également être réalisée avant la prise de poste définitive. Ne pas respecter ces obligations entraîne des amendes pouvant atteindre les 1500 euros.