Parce que les locaux peuvent devenir trop petits, suite à un développement de l’activité, une entreprise doit songer à déménager. Cela peut être aussi pour gagner en visibilité. Un transfert de bureaux ne doit être pris à la légère et demande une bonne organisation.
Changement de local : quand et pourquoi contacter la société de déménagement
Dès que l’on est certain de devoir déménager, il vaut mieux se rapprocher rapidement d’une société de déménagement. En fonction de la taille de l’entreprise ou même de son activité, prévoir le transport de certaines machines-outils ne relève pas de l’improvisation. Il faut y échoir le bon nombre de déménageurs, mais aussi parfois des moyens techniques particuliers. Dans le cas d’une très grande entreprise, ce changement d’adresse doit être anticipé autant que faire se peut un an à l’avance. Quelques mois suffisent pour les structures de plus petite taille ; ne serait-ce que pour obtenir la bonne date de déménagement.
Les sociétés de déménagement sont elles-mêmes des entreprises. A ce titre, elles savent à quel point ce moment est redouté par l’entrepreneur ou le dirigeant. Pendant quelques jours, la productivité va baisser, voire être totalement stoppée. Les déménageurs, en travaillant rapidement et avec efficacité vont tout faire pour minimiser cette durée. La visite technique qui a lieu après le premier contact est le moment le plus opportun pour que les déménageurs prennent conscience des difficultés potentielles : machines très lourdes à porter, problèmes de stationnement etc… Cela doit être vu également à la future adresse.
Quelles sont les démarches à effectuer lors d’un transfert de bureaux ?
Comme pour tout déménagement, il faut prévenir un bon nombre de personnes et d’organismes que l’on change de lieu de travail. Attention si un bail commercial est en cours, pour les personnes qui ne possèdent pas leurs locaux. L’annonce du déménagement doit également être faite aux salariés. Pour certains, cela peut être une bonne nouvelle, car cela signifie un rapprochement de leur domicile ou encore de meilleures conditions de travail. Mais cela peut supposer également plus de trajets au quotidien. L’entrepreneur doit prendre cela en compte dans le coût que représente ce changement et trouver des solutions à leur apporter (aide aux trajets, mise en place d’un covoiturage…).
Fournisseurs et clients sont également à prévenir. Pour faciliter le travail des premiers, si le nouvel emplacement permet de continuer la collaboration, il sera judicieux de leur transmettre les nouveaux itinéraires possibles à emprunter. Quant aux clients, il ne faut pas sous-estimer l’importance que peut avoir un déménagement au niveau de la communication. Cela peut être le moyen de renouer des liens avec des clients un peu perdus de vue en les invitant à visiter la nouvelle boutique, de leur proposer une réduction sur une prochaine prestation etc… Les déménageurs ensuite, se chargent de tout. Pour savoir combien peut coûter un déménagement, en fonction des services demandés, mais aussi du type de véhicule à échoir et du nombre de kilomètres à parcourir, une demande de devis personnalisé s’impose.