On trouve différents textes, notamment sur le site du Service Public, listant les documents susceptibles d’être conservés et combien de temps. La durée relative à la conservation des documents bancaires n’est pas très claire. Que faut-il savoir à ce sujet quand on est un pro ?
Documents bancaires : tout savoir sur leur durée probatoire
Bulletin de paie, comptes annuels, impôts, livre comptable : on trouve aisément la durée de conservation de chaque document si on se réfère à certaines listes. Cependant, il faut arriver à faire la distinction entre chacun d’entre eux, ce qui n’a rien d’évident quand on est à la tête d’une entreprise.
La durée de valeur probatoire des uns n’est pas la même que les autres. Des documents doivent être conservés pendant 3 ans seulement, cela passe à 5 ans pour d’autres et une décennie pour d’autres encore. Sans compter ceux que l’on doit conserver dans les meilleures conditions jusqu’à la fin.
Concernant les documents bancaires, on peut avancer une durée de conservation de 5 ans pour les comptes, les talons de chèques, sachant que cette durée démarre pour les uns à partir de la clôture du compte ou à partir de l’opération. Selon les sources, on dit même que la conservation peut varier entre 1 et 10 ans, sans autre précision.
De quoi être rapidement perdu quand on sait que l’on doit trier et classer ses archives avant même de songer à les digitaliser, pour répondre à la loi sur la Transition Numérique.
La moindre erreur peut être préjudiciable quand on sait que de tels documents servent de preuve en cas de litige et que sans eux, une entreprise ne peut pas prouver sa bonne foi et donnera une image peu professionnelle.
Réussir son archivage : quelle méthode adopter ?
Sur qui compter pour avoir les bonnes informations ? Une entreprise d’archivage bien sûr. Personne sans doute ne sera plus à même de démêler le vrai du faux en ce qui concerne tous les documents d’entreprise.
Mais trier n’est pas leur seule action. On peut également leur demander de supprimer les documents obsolètes. Elles le feront certainement mieux qu’une entreprise lambda car elles savent que des personnes malintentionnées peuvent souhaiter les récupérer, pour les données et informations qu’ils contiennent.
Vient ensuite le moment du classement, à moins que l’entreprise souhaite aussi leur externaliser la numérisation des archives et leur stockage sur un espace dématérialisé.
Du début à la fin, elles se réfèrent aux décisions du chef d’entreprise quant au choix du plan de classement pour les archives intermédiaires, la méthode de classification (par code chiffré ou alphabétique ?), s’il faut mettre des niveaux d’accès différents en fonction des documents numériques et des collaborateurs qui sont amenés à pouvoir ou pas les consulter etc…
Même s’il externalise complètement cette tâche ingrate, le chef d’entreprise doit rester acteur de ce classement et de cette nouvelle méthodologie.
Le but, après le départ de l’entreprise d’archivage est qu’il soit autonome vis-à-vis de ses documents d’entreprises, et pas seulement les documents bancaires.
Cela doit être aussi le cas pour les salariés car chacun, travaillant dans un seul service ou dans plusieurs est amené à recevoir ou à produire des documents qui doivent par la suite être classés en respectant le plan d’archivage et ensuite les numériser pour les stocker au bon endroit.
Une action de formation peut être mise en place afin de faciliter cette transition en axant la communication sur les avantages de ce travail qui peut sembler ingrat : davantage de productivité, moins de perte de temps entre autres.