Chaque entreprise génère chaque année des documents comptables. Elle doit donc tenir le compte de toutes les opérations financières et conserver certains justificatifs. Il existe dans chaque entité une somme de tous ces documents. Comment les stocker au mieux ?
Document comptable : qu’est-ce que c’est ?
Chaque transaction commerciale ou financière doit faire l’objet d’un document spécifique. Portée noir sur blanc, il est plus facile d’en assurer le suivi. Le CGI (Code Général des Impôts) le spécifie d’ailleurs clairement : ces documents assurent la transparence financière d’une entreprise, quels que soient son domaine d’activité et sa taille.
Ces documents doivent être étayés par des justificatifs. Par exemple, une ligne sur un bilan comptable, reprenant l’ensemble des éléments facturés à des clients doivent correspondre aux factures papier ou numériques émises par l’entreprises et réglées par le client.
Quelle est l’utilité de stocker les documents comptables ?
Chaque année, une entreprise doit établir le bilan de son activité. Cela a plusieurs buts. Le premier étant qu’elle va devoir ; en vertu des sommes déclarées ; payer des impôts et des taxes.
Ensuite, le chef d’entreprise doit pouvoir suivre l’évolution de son activité, d’une année sur l’autre pour constater une évolution, une stagnation ou une baisse.
Que l’entreprise se charge elle-même ou délègue la comptabilité à un cabinet d’expert-comptable, la tâche est largement facilitée par ce classement rigoureux. Il faut donc trouver une méthode ; qui peut être propre à l’entreprise ; pour trier, ranger et stocker ces documents comptables. Ordre alphabétique ou chronologique sont des exemples classiques, pour organiser ce travail.
Ensuite, en cas de contrôle par les services en charge de cette tâche, il est primordial de justifier chaque donnée chiffrée, sous peine d’avoir des sanctions. Un redressement est à redouter si l’entreprise ne peut pas produire en temps et en heures les documents demandés.
Il est donc important de conserver des documents papier de ces différentes transactions. La loi relative à la numérisation des données implique que toutes ces archives doivent être scannées et stockées. Comment répondre au mieux à cette injonction ?
Comment faire des archives comptables cohérentes ?
Les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans. On comprend qu’il faut une organisation rigoureuse pour leur classification, pouvoir les stocker de telle manière qu’il sera possible de les retrouver rapidement. Enfin, une veille doit être assurée pour pouvoir se défaire des documents périmés.
Des entreprises se sont spécialisées dans la numérisation, le stockage et le transport des archives, tant papier que numériques. Elles permettent de retrouver de façon sécurisée tout document, à la demande du chef d’entreprise ou ses collaborateurs. Pour la numérisation, par exemple, l’endroit de stockage (NAS, Cloud…) est décidé en accord avec l’entrepreneur, en fonction de la quantité d’archives.
Les documents papiers peuvent être conservés dans des conditions optimales (prévention du feu et des inondations, notamment). Ce stockage à l’extérieur de l’entreprise permet de gagner en surface utile, sans se départir de tous ces documents qui sont accessibles, grâce à des codes spécifiques.